Ansambli tellimisel on ürituse sujuva kulgemise huvides tarvilik arvestada terve hulga pisiasjadega, ning sellega igapäevaselt mitte tegeleval kliendil pole alati võimalik kõige sellega kaasneva peale tulla. Ja kuna see on ka täiesti loomulik, siis alljärgnev on väike abi pakkuv ülevaade sellest, millega tuleks arvestada ansamblit tellides.
Ürituse detailide väljaselgitamine. Iga üritus on erinev, seega ka ansambli hind sõltub paljudest asjaoludest. Detailide väljaselgitamine on eelkõige Kliendi huvides, et saaksime Teile pakkuda võimalikult soodsa hinna, kus pakkumisest on koheselt välja arvestatud need teenused, mida klient ei vaja. Detaile mitte teades saab ansambel teha ainult sellise pakkumise, kuhu on vaikimisi sisse arvestatud juba kõik võimalikud kulud ja teenused, ning sellisel juhul võib ansambli hinnapakkumine osutuda kliendi jaoks liiga kalliks. Lisaks eelnev detailidesse mittelaskumine võib tekitada olukordi, mis tulevad välja alles ürituse käigus, kus mõlema poole arusaamad koostööst võivad põhineda ainult eeldustel ja arvamustel, mitte reaalsetel kokkulepetel. Eeldused ja arvamused võivad aga olla mõlemal poolel üsnagi erinevad, mille tulemusel võib juhtuda, et vastastikkuse koostööga on rahulolematu nii Klient, kui ka ansambel. Aga seda ei soovi meist kumbki!
Hinnapakkumisest. Üldiselt arvestab ansambel kõik kliendi poolt soovitud teenused ja võimalikud kulud juba hinnapakkumise tegemise käigus pakkumisse sisse. Hinnapakkumises on kirjas mida teenus sisaldab ja milliseid kliendipoolsed eeldused on vajalikud, et ürituse käigus ei tekiks ootamatusi. Üldiselt on arvestatud, et teenus saaks kliendile osutatud ilma lisakulude kaasnemiseta va. juhul, kui kliendil tekib soov või vajadus tellida lisateenuseid pärast lepingu sõlmimist või ürituse käigus. Peidetud lisakulusid nagu transporditasu, helitehnika renditasu, käibemaks jne. me ei tekita. Kliendi soovid ja vajadused üritame koostöös Kliendiga kindlaks teha juba hinnapäringu käigus, ning see kõik on ka hinnapakkumisse sisse arvestatud.
MILLEGA PEAKS ARVESTAMA ANSAMBLIT TELLIDES?
ANSAMBLI STIIL. Erinevaid ansamblite välimuse ja oleku stiile, ning sealhulgas ka muusikastiile on palju ja kõik ansamblid ei sobi kohe kaugeltki mitte igale üritusele. Siinkohal tasuks kindlasti vaadata ja kuulata ansambli demosid, videosid ning fotosid, veendumaks, et ansambel sobib Teie ürituse tüübi, ning eeldatava publiku vanuse ja muusikalise maitsega. Suvaline valik stiilis: „Peaasi, et keegi midagi mängiks“ võib rikkuda kogu ürituse. Kindlasti tasuks arvestada ka sellega, et Teie kui tellija muusikaline maitse võib erineda Teie peokülaliste muusikalisest maitsest, seega oleks soovitatav eelnevalt uurida ka peol osalejatelt, millist muusikat peokülalised eelistaksid.
ANSAMBLI KAVA. Reeglina ansamblid ei mängi kõiki maailmas tehtud lugusid, seega peavad esinejad kinni oma repertuaarist ja stiilist. Kindlasti tasuks alati eelnevalt ansambli repertuaar üle vaadata, et olla kindel selles, et selline ansambel on just see ÕIGE, kes sobib Teie üritusele.
SOOVILOOD. Ansamblilt võib alati küsida ka soovilugusid. Küll aga pole juba ürituse käigus ansamblitel alati võimalik mängida kõiki soovilugusid. Kuid samas on võimalik, et mõnda soovilugu teab kogu ansambli liikmeskond ning seda on võimalik ka koheselt esitada.
ANSAMBLI ESINEMISE AEG. Tantsuansamblit pole otstarbekas panna mängima päris ürituse algul, ürituse käigus toimuvate tseremooniate (näit. tordi toomine ja söömine) või toitlustusega ürituste puhul söömisega samale ajale. Mängides ajal, kui peokülalised soovivad endale alles peomeeleolu luua, süüa või omavahel suhelda, oleks see nö. tantsuansambli puhul mängusettide raiskamine. Samuti võib ansambli muusika osutuda sellel hetkel peokülaliste jaoks liiga valjuks, ning häirida nende omavahelist suhtlust. Seega võib juhtuda, et selleks hetkeks, kui pidulised saavad oma peohoo üles, on bänd juba kliendi poolt tellitud mängusetid ära mänginud ning vaja läheb lisasetti, mis ei pruugi alati odav lõbu olla. Et seda vältida, siis sellisel juhul aitab ürituse algul helikandjatelt tulev taustamuusika, mida saab helikandjatelt esitada ansambel või soovi korral ka klient läbi ansambli helitehnika.
ANSAMBLI ESINEMISKAVA PIKKUS. Kuigi ansamblil on repertuaaris lugusid mitme peo jagu, ei mängi ansambel alati lõputult. Reeglina mängitakse tavaliselt 3×40 min. kuid kokkuleppeliselt on ka muud variandid võimalikud. Kui aga kokkulepitud settidest jääb väheks, on läbirääkimiste korras alati võimalik tellida kohapeal ka lisasett.
ANSAMBLI ESINEMISSETTIDE PIKKUS. Üldjoontes tantsubändi puhul lühemaid mängusette kui 40 min. me ei soovita. Kindlasti olete kuulnud lauset: „eestlased ei saa algul vedama ja pärast pidama“, mis tähendab, et publik saab reeglina peohoo sisse alles 3.-5. loo ajal, ning lühema seti puhul kui 40 min. tekib ansamblil pausikoht just sellel ajahetkel, kui peohoog on äsja sisse saadud. See ei meeldi peokülalistest tantsijatele ega ka ansamblile, ning võib rikkuda ka peokülaliste peotuju.
PEOKOHT. Peokoha valikul soovitame välja selgitada kindlasti ka selle, kas esinejate poolt tekitatav kõrgem müratase võib hakata häirima teisi samas või kõrval hoonetes viibivaid või elavaid inimesi. Ja seda ka väliürituste puhul. Tuleb arvesse võtta, et trummide ja elektripillidega mängiv ansambel ei saa helivaljust lõputult vaiksemaks keerata, mis hakkab mingist piirist kahjustama juba ansambli helipilti. Samuti teevad oma töö ka füüsikaseadused, mis tähendab, et ka kõige minimaalsema helivaljusega esinedes levivad endiselt madalad sagedused põrandate ja seinte kaudu endiselt ka muudesse lähedalasuvatesse ruumidesse.
PEORUUMI SUURUS. Kindlasti tasuks peoruum üle vaadata ka sellise pilguga, et lisaks ansamblile ning helitehnikale jätkuks esinemisruumis põrandapinda ka tantsida soovivatele peokülalistele. Ansambel vajab koos heli- ja valgustehnikaga reeglina 15m² (jaotusega ca. 3x5m) põranda- või lavapinda, kuhu olenevalt peokülaliste arvust tuleks juurde arvestada ka publiku tantsimisruum.
ANSAMBLI ASUKOHT PEORUUMIS. Soovitame ansambli asukoha peoruumis koheselt ansambli saabumisel kindlaks määrata. Hilisem ansambli asukoha vahetamine ei ole enam võimalik, või toimub ainult väga äärmuslikel juhtudel, katkestades kogu ürituse ca. 2-ks tunniks ja ajades sealjuures suurde nihkesse ürituse ajakava.
MUUD ESINEJAD ÜRITUSEL. Kui üritusel on ka teisi esinejaid, siis tuleks eelnevalt (ansambli ja muude esinejate peokohta saabumise ajaks) kogu esinemispiirkond (lava) jaotada esinejate vahel selliselt, et erinevad esinejad ei satuks laval üksteise tööpiirkondadesse. Nimelt ansambel ega ka muud esinejad ei soovi laval oma tööpiirkonda teisi esinejaid, kes võivad kogemata või ka teadmatusest rikkuda esinemisatribuutikat või kallist helitehnikat, mis võib halvimal juhul teha võimatuks ka ansambli või teiste esinejate esinemise.
ÜRITUSE AJAKAVA. Ajakava koostades tasuks kindlasti eelnevalt kontrollida ka seda, kas peokohal on seoses suurema müraga ka kellaajaliselt reglementeeritud, mis ajani võib näiteks ansambel, DJ või muud valju muusikat tegevad/kasutavad artistid esineda. Ka peokohad on kohustatud järgima kohalike omavalitsuste heakorra eeskirju, mis võivad erinevas paigus olla erinevad. Ajakava koostamise juures nende kellaaegade mitte järgimisel võib juhtuda, et esinejad ei jõua kokkulepitud esinemiskava kogu pikkuses ära esitada ja pidu võib jääda poolikuks.
VALGUSTUS. Ansamblil on küll kaasas ka valgustehnika, kuid kaasasolev valgustehnika on ainult lava ja esinejate valgustamiseks. Peosaalis meeleolu loomiseks sellest ei piisa. Peosaali meeleoluvalguse soovimisel saame suunata Teid meie koostööpartnerite juurde.
SUITSUANDURID. Ansamblil võib lava valguskujunduse jaoks kaasas ka suitsumasin. Soovitatav on eelnevalt kindlaks teha, kas esinemisruumis on optilised või muud tüüpi suitsuandurid, et need tänu ansambli suitsumasinale ilma asjata häiret andma ei hakkaks. Neist optilised suitsuandurid võivad seda aga teha, seega alati pole suitsumasina kasutamine võimalik.
TELLIJAPOOLSED EELDUSED ANSAMBLI ESINEMISEKS.
LAVA. Soovituslikult võiks ansamblil olla esinemiskohas ka lava. Sisetingimustes esinedes on lava olemasolu kõigest soovituslik, et ka kaugemal olijad näeksid laval toimuvat, kuid piisab ka põrandapinnast min. 15m2 (jaotusega ca. 3x5m). Välitingimuste puhul on vajalik enam-vähem loodis olev, üles seatud ja mittekõikuv lava suurusega min. 15m2 (jaotusega ca. 3x5m). Sobib ka terrass. Tulenevalt elektriohutusnõuetest otse maapinnal seistes bänd ei esine. Lisaks on oluline, et välitingimustes esinemise puhul oleks lava või terrass kaetud vähemalt 15m2 (3x5m) ulatuses katuse ning külgedega helitehnika kaitseks ootamatute ilmastikuolude muutumiste eest.
ELEKTRITARVIDUS. Ansambli elektritarve on tänu heli- ja valgustehnikale üsna suur. Seega oleks vajalik, et esinemiskohas oleks olemas nõuetekohane ja maandatud elektrivool. Sisetingimustes võimsusega 3x20A ja välitingimustes 3X32A. Ebapiisav või nõuetele mittevastav ja ebakvaliteetne elektrivool võib ürituse käigus tekkinud suurema elektritarviduse tulemusel rikkuda nii ansambli helitehnikat kui ka kliendi enda elektriseadmeid.
TURVALISUS. Soovituslikult võiks olla üritusel täidetud ka elementaarsed turvameetmed, et ohjeldada liigselt eufoorias olevaid pidulisi, kes tihtipeale üritavad trügida lavale esinejate tööpiirkonda. Sealjuures võidakse teadmatusest rikkuda helitehnikat, katkestatakse esinejate esinemine, ning sellega häiritakse ka teiste piduliste peomeeleolu. Loomulikult pole väiksemate ürituste puhul otstarbekas eraldi turvameeskonna palkamine, kuid sellisel puhul oleks mõistlik eelnevalt üritusel osalejate või korraldajate seast leida mõned inimesed, kes selliste olukordade esilekerkimise puhul, üritavad need ka koheselt ja rahumeelselt ära lahendada, ning segajad korrale kutsuda.
LIGIPÄÄS ESINEMISKOHTA. Ansamblile on vajalik ka autoga ligipääs esinemiskoha vahetusse lähedusse (lähima ukseni), kuna helitehnika on üsna raske ja seda pikalt kanda pole võimalik.
ENNE ÜRITUSE ALGUST. Ansambel soovib saada esinemiskohta vähemalt 2h enne ürituse algust, et paigaldada üles helitehnika, muusikainstrumendid ja teha heliproov.
PARKIMINE. Kindlasti on vajalik pärast helitehnika transporti ka parkimise võimaldamine vähemalt 3 autole.
BACKSTAGE. Vastavalt võimalusele ja sõltuvalt esinemiskoha iseärasustest oleks meeldiv, kui esinejatele oleks riietumiseks ja esinemisvaheaegadel puhkamiseks eraldi toasoe ruum koos peegli, piisava valgustuse ja istumiskohtadega.
REKLAAMMATERJALID. Olenevalt üritusest, soovivad korraldajad vahel ka üritusel esinejaid reklaamida. Selleks on ansamblil olemas endast fotod, kuhu on Tellijal võimalik lisada ürituse informatsioon. Right Night Band-i foto ja logo saate alla laadida meie kodulehe “Lae alla” leheküljelt.
MUU. Oleks meeldiv, kui ansamblile pakutakse esinemisvaheaegadel vett, karastusjooke, teed ja kohvi. Võimalusel ka toitlustust, sest ansambli tööpäev ei koosne ainult laval mängimisest vaid koos tehnika üles/alla seadmiste ja transpordiga võib ansambli tööpäev olla 12-18h pikk.
MILLEGA PEAKS ARVESTAMA HINNAPÄRINGUT TEHES?
KUI KAUAKS SOOVITE ANSAMBLIT ESINEMA? Ansambel ei mängi lõputult ning standardselt mängib ansambel õhtu jooksul keskmiselt 3x40min. (see on umbes 30-35 lugu). Vajadusel on võimalik kokku leppida ka rohkemate või vähemate mängusettide arvuga. Esinemispikkuse soovi on vajalik teada juba hinnapäringu tegemise käigus.
KAS VAJATE KA TAUSTAMUUSIKAT? Vajadusel laseb ansambel ka taustamuusikat helikandjatelt enne ansambli esinemist ja kuni 1h pärast ansambli esinemise lõppu, kuid arvestada tuleb sellega, et see ei ole siiski DJ teenus.
MIS SAAB EDASI PÄRAST ANSAMBLI ESINEMISE LÕPPEMIST? Kui ansambel on esinemise lõpetanud, soovitakse tihtipeale üritust jätkata. Selleks on võimalus, et üritus jätkub DJ’ga, kes tuleb eraldi tellida. Kui aga järgnev esineja või DJ soovib kasutada siiski ansambli helitehnikat, siis sellisel juhul ei saa ansambel lahkuda vaid peab ootama ürituse lõppemist. Sellisel juhul on vajalik sellega arvestada juba hinnapäringu tegemisel.
KAS ÜRITUSEL ON KA TEISI ESINEJAID? Kui üritusel on näiteks showtantsijad, mustkunstnikud jne… siis on vajalik, et ka neid helitehniliselt teenindaks. Näiteks showtantsijatele vaja lasta, õiges järjekorras lugusid, mille järgi nad oma kava esitavad jne. Vaikimisi on ansambliga kaasasolev helitehnik ainult ansambli helitehniliseks teenindamiseks. Juhul, kui aga soovitakse, et ansambel või ansambliga kaasas olev helitehnik osutab helitehnilist teenindamist ka teistele esinejatele või kogu üritusele, siis on vajalik sellest hinnapäringu käigus ka teada anda. Muul juhul aga võimaldab ansambel oma esinemisvaheaegadel küll helikandjate ühendamise ansambli helitehnikaga, kuid sellisel juhul oleks vajalik, et muudel esinejatel oleks kaasas ka oma helitehniline teenindaja. Samuti peab teistel esinejatel helikandja esitaja (arvuti, CD-, MD- player jne.) endal kaasas olema.
KAS SOOVITAKSE KASUTADA KA MIKROFONE? Alati on võimalik ühendada ansambli helitehnikaga ka ürituse või õhtujuhi raadiomikrofon. See eeldab, et õhtujuhil on oma raadiomikrofon kaasas. Eelneva kokkuleppe alusel on võimalik seda tellida ka ansamblilt.
SAARTEL ESINEMISE PUHUL VAJAB ANSAMBEL KA ÖÖBIMISKOHTA. Kui see on ürituse korraldaja poolt pakutav, siis sellega lisakulusid ei kaasne. Vajadusel leiab ansambel ka endale ise ööbimiskoha, kuid siin tuleb arvestada natukene kõrgema hinnaga. Sellekohane Info on ansamblile vajalik juba päringut tehes.
HINNAPAKKUMISE TAGASISIDE. Ansamblilt hinnapakkumist saades ootab ansambel ka kliendipoolset tagasisidet pakkumise aktsepteerimise või mitte aktsepteerimise osas. Hinnapakkumine kehtib vastavalt broneerimisjärjekorrale ja ajaliselt alates paarist päevast kuni 1 nädalani, olenevalt ürituse toimumise kuupäeva ja hinnapäringu vahelisest ajast. Juhul kui hinnapakkumise kehtivusperioodil puudub kliendipoolne tagasiside, ei arvesta ansambel Teie üritusega.
